POS e registratori telematici obbligatori dal 2026

POS e registratori telematici: come funzionerà l’integrazione obbligatoria

Con la Legge di Bilancio 2025, parte una nuova fase di digitalizzazione per il commercio italiano. Dal 2026 tutti gli esercenti che accettano pagamenti elettronici dovranno collegare in modo diretto e continuo i propri strumenti di pagamento (POS, app, software POS) al registratore telematico.

Una misura nata per:

• Ridurre l’evasione fiscale
• aumentare la trasparenza dei flussi di incasso
• integrare in modo strutturale pagamenti digitali e certificazione dei corrispettivi

POS e registratori telematici: cosa significa in pratica

L’obbligo si inserisce in una strategia di contrasto all’evasione e spinta alla digitalizzazione, in un contesto in cui i pagamenti elettronici hanno superato il contante.
Nel 2024, i pagamenti digitali in Italia hanno toccato quota 481 miliardi di euro, secondo l’Osservatorio Innovative Payments del Politecnico di Milano.

La misura è stata introdotta nella Legge di Bilancio 2025, con l’obiettivo di rendere ogni pagamento elettronico immediatamente tracciabile e collegato all’emissione dello scontrino telematico.

Cosa cambia in concreto?

Addio allo scontrino fiscale cartaceo

Attualmente, i pagamenti effettuati con carte e bancomat vengono gestiti separatamente rispetto alla registrazione dei corrispettivi. Rispetto alle prime ipotesi circolate nel 2024, c’è un punto importante da chiarire: non è previsto un collegamento fisico tramite cavo tra POS e registratore telematico, ma un collegamento logico gestito tramite il portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate.

In pratica, dal 2026:

• i pagamenti elettronici continuano a passare dal POS come oggi
• il registratore telematico (o la procedura web) registra i corrispettivi e le modalità di pagamento
• l’esercente deve abbinare POS e registratore telematico tramite un’apposita funzione online
• i dati dei corrispettivi, inclusi i pagamenti elettronici, vengono trasmessi in modo aggregato nella chiusura giornaliera

Questo sistema consentirà di ridurre il rischio di mancata emissione dello scontrino per transazioni effettuate con metodi di pagamento digitali, garantendo una maggiore trasparenza e un controllo più efficace sui flussi di denaro.

Questa novità interessa un’ampia fetta di attività: dai piccoli negozi ai bar, fino ai ristoranti, hotel e punti vendita di ogni genere. Ma cosa significa davvero, nella pratica, questo nuovo obbligo?

Non solo tecnologia: è l’inizio dell’addio allo scontrino cartaceo

L’integrazione tra POS e registratore telematico rappresenta anche l’ultimo passo verso l’eliminazione definitiva dello scontrino fiscale tradizionale. Già oggi, lo scontrino cartaceo ha perso valore fiscale: quello che conta è la trasmissione telematica dei corrispettivi all’Agenzia delle Entrate.

Dal 2026, ogni volta che un cliente paga con carta, bancomat o smartphone, il sistema dovrà:

1. registrare il pagamento automaticamente
2. collegarlo in tempo reale al registratore telematico
3. trasmettere i dati direttamente all’Agenzia delle Entrate

In questo modo sarà impossibile "saltare" la registrazione di una vendita: tutto sarà tracciato, in automatico, senza margini di errore o dimenticanze.

Cosa deve fare chi ha un’attività?

Chi gestisce un’attività commerciale dovrà fare alcune verifiche importanti. La prima cosa da controllare è se il proprio registratore telematico è compatibile con l’integrazione POS. Alcuni modelli più recenti supportano già questa funzione, ma per altri potrebbe essere necessario:

• Verificare se il proprio registratore telematico è compatibile e correttamente censito
• controllare che il gestionale/RT indichi sempre le modalità di pagamento nel documento commerciale
• organizzarsi con il commercialista o con il proprio fornitore per l’accesso al portale “Fatture e Corrispettivi”
• Aggiornare il software o sostituire l’hardware, se necessario
• Valutare il passaggio a POS evoluti già predisposti per l’integrazione e con funzionalità gestionali avanzate o pianificare l’abbinamento di quelli esistenti (se compatibili)

E attenzione alle tempistiche: anche se l’obbligo scatterà nel 2026, è meglio non ridursi all’ultimo. Gli adeguamenti tecnici potrebbero richiedere tempo, e farli con calma aiuta a evitare ritardi, malfunzionamenti o addirittura sanzioni.

Revisione del file XML
Il file XML dei corrispettivi sarà aggiornato per includere anche i dati dei pagamenti elettronici, anche per operazioni esonerate da IVA (es. tabacchi, libri, ecc.).
L’Agenzia delle Entrate sta lavorando a una nuova versione del tracciato XML (verosimilmente la 8.0).
Questo renderà necessario aggiornare i firmware delle stampanti fiscali.

Eventuali ulteriori aggiornamenti firmware restano legati ad altre evoluzioni tecniche (tracciati, specifiche, ecc.) e vanno valutati con il proprio fornitore.

POS e registratori telematici: cosa rischia chi non si adegua entro il 2026?

Non adeguarsi alla normativa significa rischiare sanzioni amministrative pesanti. Secondo quanto stabilito, le multe possono arrivare fino a 4.000 euro, e nei casi più gravi l’Agenzia delle Entrate potrà sospendere l’attività per alcuni giorni o settimane.

Nel dettaglio le sanzioni previste per chi non si adegua sono:
• Omessa installazione: da 1.000 a 4.000 euro
• Invio incompleto o omesso: 100 euro per trasmissione, max 1.000 €/trimestre
• Manomissioni: sospensione dell’attività da 15 giorni a 2 mesi
• 4 violazioni in 5 anni: sospensione da 3 giorni a 1 mese

Oltre all’aspetto sanzionatorio, un’integrazione gestita male può creare disallineamenti tra incassi POS e corrispettivi, difficoltà nei controlli fiscali e complicazioni nella contabilità e nella riconciliazione con il gestionale

Trasforma il problema in un’opportunità: più efficienza, meno errori

Anche se può sembrare un’imposizione, l’obbligo di integrare POS e registratori telematici può diventare un’opportunità per modernizzare il punto vendita.

Con un sistema unico e connesso:

• ridurre errori manuali e doppie registrazioni
• velocizzare la chiusura di cassa
• avere dati più coerenti tra incassi, magazzino e contabilità
• affrontare i controlli fiscali con una base dati più ordinata e verificabile

Chi lavora al banco lo noterà subito: meno stress, meno margini di errore sugli importi, maggiore chiarezza tra quanto incassato e quanto registrato, che si trasforma in clienti più soddisfatti.

Come possiamo aiutarti?

Noi di FEC Italia siamo specializzati in soluzioni hardware per il punto vendita (POS, box PC, panel PC, kiosk, tablet rugged, ecc.) e seguiamo con attenzione l’evoluzione normativa su corrispettivi telematici e pagamenti elettronici.

Possiamo affiancarti per:

• analizzare l’infrastruttura attuale del tuo punto cassa
• scegliere sistemi POS evoluti facilmente integrabili con registratori telematici e gestionali
• supportare il tuo reparto IT o il tuo integratore nelle attività di configurazione
• garantirti assistenza tecnica continuativa nel tempo

Adeguati oggi, evita problemi domani

Questo passaggio non è solo un adempimento: è un’occasione per rendere più moderno, efficiente e sicuro il tuo punto cassa.

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