POS e registratori telematici obbligatori dal 2026
POS e registratori telematici: come funzionerà l’integrazione obbligatoria
Con la Legge di Bilancio 2025, parte una nuova fase di digitalizzazione per il commercio italiano. Tutti gli esercenti che accettano pagamenti elettronici dovranno collegare in modo diretto e continuo il POS al registratore telematico.
Una misura nata per:
- Ridurre l’evasione fiscale
- Aumentare la trasparenza
- Modernizzare la gestione dei pagamenti
Obiettivi della normativa
L’obbligo si inserisce in una strategia di contrasto all’evasione e spinta alla digitalizzazione, in un contesto in cui i pagamenti elettronici hanno superato il contante.
Nel 2024, i pagamenti digitali in Italia hanno toccato quota 481 miliardi di euro, secondo l’Osservatorio Innovative Payments del Politecnico di Milano.
La misura è stata introdotta nella Legge di Bilancio 2025, con l’obiettivo di rendere ogni pagamento elettronico immediatamente tracciabile e collegato all’emissione dello scontrino telematico.
Cosa cambia in concreto?
Addio allo scontrino fiscale cartaceo
Attualmente, i pagamenti effettuati con carte e bancomat vengono gestiti separatamente rispetto alla registrazione dei corrispettivi. Con la nuova normativa, invece, ogni transazione elettronica dovrà essere automaticamente registrata nel registratore telematico e trasmessa all’Agenzia delle Entrate.
Questo sistema consentirà di ridurre il rischio di mancata emissione dello scontrino per transazioni effettuate con metodi di pagamento digitali, garantendo una maggiore trasparenza e un controllo più efficace sui flussi di denaro.
Questa novità interessa un’ampia fetta di attività: dai piccoli negozi ai bar, fino ai ristoranti, hotel e punti vendita di ogni genere. Ma cosa significa davvero, nella pratica, questo nuovo obbligo?
Non solo tecnologia: è l’inizio dell’addio allo scontrino cartaceo
L’integrazione tra POS e registratore telematico rappresenta anche l’ultimo passo verso l’eliminazione definitiva dello scontrino fiscale tradizionale. Già oggi, lo scontrino cartaceo ha perso valore fiscale: quello che conta è la trasmissione telematica dei corrispettivi all’Agenzia delle Entrate.
Dal 2026, ogni volta che un cliente paga con carta, bancomat o smartphone, il sistema dovrà:
- registrare il pagamento automaticamente
- collegarlo in tempo reale al registratore telematico
- trasmettere i dati direttamente all’Agenzia delle Entrate
In questo modo sarà impossibile "saltare" la registrazione di una vendita: tutto sarà tracciato, in automatico, senza margini di errore o dimenticanze.
Cosa deve fare chi ha un’attività?
Chi gestisce un’attività commerciale dovrà fare alcune verifiche importanti. La prima cosa da controllare è se il proprio registratore telematico è compatibile con l’integrazione POS. Alcuni modelli più recenti supportano già questa funzione, ma per altri potrebbe essere necessario:
- Verificare se il proprio registratore telematico è compatibile
- Aggiornare il software o sostituire l’hardware, se necessario
- Valutare il passaggio a POS evoluti già predisposti per l’integrazione e con funzionalità gestionali avanzate.
E attenzione alle tempistiche: anche se l’obbligo scatterà nel 2026, è meglio non ridursi all’ultimo. Gli adeguamenti tecnici potrebbero richiedere tempo, e farli con calma aiuta a evitare ritardi, malfunzionamenti o addirittura sanzioni.
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Revisione del file XML
Il file XML dei corrispettivi sarà aggiornato per includere anche i dati dei pagamenti elettronici, anche per operazioni esonerate da IVA (es. tabacchi, libri, ecc.).
L’Agenzia delle Entrate sta lavorando a una nuova versione del tracciato XML (verosimilmente la 8.0).
Questo renderà necessario aggiornare i firmware delle stampanti fiscali.
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Abrogazione degli Smart POS
La normativa abroga la disposizione (mai attuata) sui cosiddetti “sistemi evoluti di incasso”. Al loro posto si punta su soluzioni software più semplici e realmente integrabili.
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POS e registratori telematici: cosa rischia chi non si adegua entro il 2026?
Non adeguarsi alla normativa significa rischiare sanzioni amministrative pesanti. Secondo quanto stabilito, le multe possono arrivare fino a 4.000 euro, e nei casi più gravi l’Agenzia delle Entrate potrà sospendere l’attività per alcuni giorni o settimane.
Nel dettaglio le sanzioni previste per chi non si adegua sono:
• Omessa installazione: da 1.000 a 4.000 euro
• Invio incompleto o omesso: 100 euro per trasmissione, max 1.000 €/trimestre
• Manomissioni: sospensione dell’attività da 15 giorni a 2 mesi
• 4 violazioni in 5 anni: sospensione da 3 giorni a 1 mese
Ma oltre alla multa, ci sono anche problemi pratici: difficoltà nella gestione dei pagamenti, blocchi nel sistema di cassa, problemi con la contabilità.
Trasforma il problema in un’opportunità: più efficienza, meno errori
Anche se può sembrare un’imposizione, l’obbligo di integrare POS e registratori telematici può diventare un’opportunità per modernizzare il punto vendita.
Con un sistema unico e connesso:
- i pagamenti sono registrati in automatico
- gli errori si riducono quasi a zero
- la chiusura di cassa è più rapida
- e in caso di controlli, è tutto in ordine
Chi lavora al banco lo noterà subito: meno stress, più velocità, più sicurezza, che si trasforma in clienti più soddisfatti.
Come possiamo aiutarti?
Noi di FEC Italia siamo specializzati in soluzioni hardware per il punto vendita, e siamo già pronti per accompagnarti in questo passaggio. I nostri sistemi POS evoluti sono i punti cassa del futuro, moderno, efficiente e sicuro; affianchiamo i nostri clienti nella scelta della soluzione più adatta e offriamo un supporto tecnico post vendita sempre al tuo fianco.
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